PIM

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PIM ist die Abkürzung von Product Information Managementund bezeichnet Datenbank-Anwendungen, mit denen man im Unternehmen effizient Produktdaten und Bilder pflegen kann und aus den zentral gepflegten Daten automatisiert Printkataloge, Preislisten aber auch Webkataloge und –shops ausleitet.

Aufwand für die Produktdatenpflege und die Fehlerrate verringern

Wie schafft man das? Derzeit werden in vielen Unternehmen Produktdaten noch mehrfach in verschiedenen Dateien und Systemen gepflegt. Beispielsweise für Printkataloge in Indesign-Dateien (oft pro Sprache eine eigene Datei), für den Webkatalog separat, dann noch in der Warenwirtschaft, in EXCEL-Dateien von einigen Mitarbeitern etc.. Aber wenn ein Unternehmen Produktdaten allein auf 5 solcher „Inseln“ pflegen muss, dann ist das nicht nur eine Ressourcen-Verschwendung (Änderungen auf mehreren Inseln eingeben), es ist nur menschlich, dass man es auf einen der Inseln vergisst und damit die Daten z.T. fehlerhaft sind. Mit PIM-Systemen werden Produktdaten effizienter gepflegt. Dabei ist es wichtig, in der Konzeptphase festzulegen, ob es neben dem PIM-System noch weitere Systeme geben soll für die Produktdaten (oft mindestens noch das Warenwirtschaftssystem / ERP-System) und wo welche Daten zu pflegen sind (dabei sind die Prozesse zu analysieren und zu optimieren). Anschließend ist zwischen den Systemen eine Schnittstelle umzusetzen, auf dass das Unternehmen in Zukunft die Produktdaten jeweils nur an einer Stelle pflegen muss, z.B. Preise im ERP und Marketingtexte, technische Kenndaten und Bilder im PIM-System.

Printdokumente wie Kataloge, Preislisten automatisiert ausleiten

In vielen Firmen werden Produktkataloge und Preislisten noch Seite für Seite mit Systemen wie Indesign, Word, etc. erstellt. Dieser Prozess ist sehr Zeit-aufwendig und Anforderungen wie zusätzliche Sprachen oder Kunden-spezifische Kataloge bedeuten einen enormen Zusatz-Aufwand, den das bestehende Team oft nicht noch zusätzlich schafft. Bei PIM-Systemen werden solche Printdokumente automatisiert aus den zentral gepflegten Daten ausgeleitet. Viele Systeme nutzen hierzu das schon seit mehr als 15 Jahren bestehende Verfahren des Database Publishing. Bei der mehrfach ausgezeichneten ANTEROS-Software ist eine neue Technologie im Einsatz, bei der direkt aus dem System selbst komplexe technische Kataloge vollautomatisch als fertige PDF-Dateien in verschiedenen Sprachen generiert werden können. Damit sind nun auch Kunden-spezifische Kataloge per Knopfdruck möglich.

Webkataloge und Webshops mit den zentral gepflegten Daten

Viele Firmen bauen einen Webkatalog oder Webshop zusammen mit den Webseiten auf und pflegen ihre Produktdaten hierfür im CMS- oder Shop-System, und zwar losgelöst von den Produktdaten für den Printkatalog, die Preisliste, etc. Wenn sich Produktdaten ändern, muss man sie immer zusätzlich in diesem Medium ändern. Um Fehler zu vermeiden und Zeit bei der Datenpflege zu sparen (siehe 1.) ist es ratsam, eine Schnittstelle zur Produkt- und Bilddatenbank des PIM-Systems zu haben. Einige PIM-Systeme haben auch Module, wo PIM- und Shop-System vollintegriert sind bzw. eine Bildatenbank offerieren, wo man Bilder nur einmal in Druckqualität hochladen muss und diese automatisch ins Webformat für den Webkatalog/Shop konvertiert werden.

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