PIM

PIM System oder kurz PIM (Abkürzung) steht für Product Information Management (Produktinformationsmanagement). PIM bezeichnet Datenbank-Anwendungen, mit denen im Unternehmen effizient Produktdaten und Bilder gepflegt werden. Aus den so zentral gepflegten Daten werden automatisiert Printkataloge, Preislisten, aber auch Webkataloge (elektronische Kataloge) und -shops (u. a. für den Handel) ausgeleitet. Oftmals werden PIM Systeme als Ergänzungen zu klassischen ERP-Systemen eingesetzt. Hauptaufgaben sind: Datenpflege, Optimierung der Datenqualität, Übersetzungsmanagement und Steuerung von Ausgaben in verschiedenen Marketing- und Vertriebskanälen.

Synonym(e): Product Information Management, Katalogsoftware, MDM

Product Information Management

In PIM Systemen werden zentral im Unternehmen die Daten (aus Datenbanken) zu den Produkten gepflegt und medienneutral gespeichert: Produkt-Stammdaten (siehe Stammdatenmanagement SAP), Texte, Übersetzungen, Technische Daten und bei einigen Anwendungen auch Bilder, Dokumente und Videos. Das PIM ist die zentrale Drehscheibe der Produktdaten und kann aus anderen Systemen (wie ERP) gezielt Daten importieren. Außerdem lassen sich die Daten für die verschiedensten Zwecke sowie Ausgabekanäle exportieren und ausleiten:

• Online Channels:
  • Eigene Onlineshops, Onlinekataloge, Informationssysteme, Portale, DXP …
  • Apps
• Externe Systeme (External Data Sources):
  • Plattformen wie Amazon, eBay …
  • Händler-Webshops oder Kunden-Einkaufssysteme
• Offline Channels: Printkataloge, Datenblätter, Preislisten …
• Point of Sale

PIM Software wird von Unternehmen für die folgenden Bereiche genutzt:

• Datenmodellierung
• Datenmanagement
• Datenintegration/-lieferung
• Datenqualität/Semantik
• Worklflow-Management
• Rechtemanagment
• Versionierung
• Asset Management (MAM, DAM, PAM)
• Markenidentität/Brand Identity

Vorteile auf einen Blick:

• Inhalte optimal auf Interessen und Bedürfnisse der Zielgruppe abstimmen
• effiziente Prozesse, Zeitersparnis
• zentrale, medienneutrale Speicherung von Produktinformationen
• höhere Qualität von Produktbeschreibungen, Fotos & Co.

Aufwand für Produktdatenpflege & Fehlerrate verringern

Wozu braucht man PIM Software? Ein Erklärvideo von Incony zeigt den Einsatz von PIM Systemen.

Wie schafft man das? Derzeit werden in vielen Unternehmen Produktdaten noch mehrfach in verschiedenen Dateien und Systemen gepflegt. Beispielsweise für Webseiten, Printkataloge (oft pro Sprache eine eigene Datei). Dann noch in der Warenwirtschaft, in EXCEL-Dateien von einigen Mitarbeitern. Wenn eine Firma Produktdaten allein auf 5 solcher „Inseln“ pflegt, dann ist das nicht nur eine Ressourcen-Verschwendung (Änderungen auf mehreren Inseln eingeben), es ist nur menschlich, dass man es auf einen der Inseln vergisst und damit die Daten z. T. fehlerhaft sind.

Mithilfe von PIM-Systemen werden Daten effizienter gepflegt und sind für verschiedene Abteilungen übergreifend einsehbar. Dabei ist es wichtig, in der Konzeptphase festzulegen, ob es neben dem PIM noch weitere Systeme geben soll. Wie für die Produktdaten (oft mindestens noch das Warenwirtschaftssystem / Enterprise-Resource-Planning-System) und wo welche Daten zu pflegen sind (dabei sind die Prozesse zu analysieren und zu optimieren). Anschließend ist zwischen den Systemen eine Schnittstelle umzusetzen, wodurch das Unternehmen in Zukunft die Produktinformationen jeweils nur an einer Stelle pflegen muss, z. B. Preise im ERP System, Vertriebs- und Marketingdaten, technische Kenndaten und Bilder.

Printdokumente: Kataloge/Preislisten automatisiert ausleiten

In vielen Firmen werden Produktkataloge und Preislisten noch Seite für Seite mit Programmen wie InDesign, Word usw. erstellt. Dieser Prozess ist sehr zeitaufwendig und Anforderungen wie zusätzliche Sprachen oder kundenspezifische Kataloge bedeuten einen enormen Zusatz-Aufwand, den das bestehende Team oft nicht noch zusätzlich schafft. Bei PIM-Systemen werden solche Printdokumente automatisiert aus den zentral gepflegten Daten ausgeleitet. Viele Systeme nutzen hierzu das schon seit mehr als 15 Jahren bestehende Verfahren des Database Publishing. Bei der mehrfach ausgezeichneten ANTEROS-Software ist eine neue Technologie im Einsatz, bei der direkt aus der Anwendung selbst, komplexe technische Kataloge vollautomatisch als fertige PDF-Dateien in verschiedenen Sprachen generiert werden können. Damit sind nun auch kundenspezifische Kataloge per Knopfdruck möglich (Print-on-demand).

Webkataloge und Webshops/E-Commerce

Onlineshops werden immer wichtiger und eröffnen neue Vertriebskanäle. Doch der Onlinehandel ist kein Selbstläufer, denn Kunden sind aufwendige Plattformen wie Amazon gewohnt. Für Investitionsgüter sind Webshops insbesondere für den Ersatzteilverkauf interessant. So können Kunden 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche im Ersatzteillager stöbern und Bestellungen bei den Lieferanten auslösen oder Bestellanfragen tätigen.

Viele Firmen bauen einen Webkatalog oder Webshop zusammen mit den Webseiten auf und pflegen ihre Produktinformationen hierfür im CMS- oder Shop-System. Und zwar losgelöst von den Produktdaten für den Printkatalog, die Preisliste usw. Wenn sich Produktinformationen ändern, muss man sie immer zusätzlich in diesem Medium ändern. Um Fehler zu vermeiden und Zeit bei der Datenpflege zu sparen (siehe 1.) ist es ratsam, eine Schnittstelle zur Produkt- und Bilddatenbank des PIM-Systems zu haben.

Vorteile von PIM im E-Commerce sind die Auswirkungen von Produktinformationen:

• Steigerung des Markenimage
• höheres Ansehen durch Kundenservice
• Suchmaschinenoptimierung wird ermöglicht
• Conversionrate wird erhöht
• Detail-/Produktionformationen sorgen für geringere Umtauschquote

PIM vs. MDM

PIM bezeichnet das Produktinformationsmanagement, während MDM für Master Data Management steht. Der Unterschied zwischen PIM und MDM besteht darin, dass MDM eine softwaregestützte Administration von Unternehmens-Stammdaten darstellt, die nur noch als einzelne Datenquelle für Produkt-, Kunden- und Finanzdaten dient und an andere Systeme weitergeben. PIM Software beinhaltet die gleichen oder ähnlichen Funktionen zur Datenhaltung wie ein MDM System. PIM-Systeme bieten allerdings neben den Datenpflegefunktionen oftmals auch Crossmedia-Funktionen zum Ausleiten der Daten für unterschiedliche Vertriebskanäle (Webshop, Katalog, Exporte) und Regionen.

Vergleich PIM Lösungen: Systeme & Software

Ein Überblick verschiedener PIM Systeme und Lösungen:

INCONY

Die technologieführende PIM Softwareanwendung ist ANTEROS von der INCONY AG aus Paderborn. ANTEROS bietet nicht nur ein umfangreiches Portfolio an Modulen an, sondern hat viele Kunden aus technischen Branchen mit komplex strukturierten Daten.

An Funktionen bietet ANTEROS:

• PIM: Funktionsmerkmale zur zentralen Produktdatenpflege und zur Klassifizierung von Produktinformationen
• MAM/DAM: eine Mediendatenbank zur Verwaltung von Bildern, Dokumenten und Videos und Zuordnung zu Produkten
• TMS: eine vollintegrierte Übersetzungsunterstützung
• QMS: zur Kontrolle und schrittweisen Verbesserung der Produktqualität
• Schnittstellen, Importe/Exporte: Integration in die bestehende IT-Landschaft; mit dem Import-Export-Framework kann man mit verhältnismäßig wenig Aufwand andere Systeme an ANTEROS anbinden, wie SAP, Navisiom, Abas, Infor, Catia usw.
• E-Commerce: ANTEROS bietet neben Interfaces zu Shopsystemen wie Magento,Shopware, Intershop, ... auch ein eigenes Onlineshop-Modul an, mit dem man insbesondere viele technische Produkte gezielt finden, vergleichen und bestellen kann
• Apps: eigene Apps für Adroid und iOS ermöglichen für User nicht nur das Suchen, Vergleichen und Bestellen von Produkten, sondern auch Foto-Suchen per Barcode oder Foto
• Print: neben einer Schnittstelle zu Indesign auch eine eigene Printengine, mit der man selbst komplexe technische Kataloge, Preislisten oder Datenblätter per Knopfdruck generieren kann, auch beliebige Auszugskataloge oder Etiketten.

Akeneo

Die französische Firma Akeneo bietet ein Product Information Management Tool, das vorwiegend für Einzelhändler mit Daten verschiedener Hersteller interessant ist. Die Produktinformationen der Anbieter können importiert und zu einer Produktdatenbank zusammengeführt werden. Man kann die Daten in Akeneo klassifizieren, um weitere Texte ergänzen, die Texte übersetzen und die Daten in andere Systeme und Kanäle zu exportieren. Akeneo wird in erster Linie als PIM für das Shop-System Magento verwendet und ist hierfür in einer Public Domain Version verfügbar. Um weitere Export-Kanäle zu nutzen, wird eine Businessedition offeriert. Akeneo fokussiert sich auf die Pflege von Produktdatenmaterial. Eine Mediendatenbank, Übersetzungshilfen oder Crossmedia-Funktionen wie Printausleitung oder Onlineshops sind nicht enthalten, sondern lassen sich über Drittsysteme per Interface anbinden.

ContentServ

Die Software ContentServ der Firma ContentServ aus Rohrbach bietet eine PIM Anwendung für alle Marketinginformationen. Dazu zählen Funktionen zum

• Produktdatenmanagement für Produktstammdaten, technische Attribute, Texte, Zubehör
• Medienverwaltung für Grafiken, Videos, Dokumente, Layoutvorlagen
• Übersetzungen aller Informationen

Die Crossmedia-Funktionsmerkmale zur Printgenerierung und zum E-Commerce werden über Schnittstellen zu Drittsystemen umgesetzt.

Sepia

Das Düsseldorfer Unternehmen bietet eine eigene PIM Software an: Alterra. Die Alterra Product Information Management Software hilft bei der Verwaltung, Konfiguration, Strukturierung, Anreicherung und Übersetzung verschiedener Daten (Fotos/Filme/Dokumente, ERP System, CRM, XML, .CSV/.XLS, ...). Zudem bietet Sepia die Option an, SAP in das PIM-System (wie Alterra) zu integrieren. Der Datenaustausch für die SAP Integration kann dabei auf verschiedene Wege erfolgen: Über Webservices, ETL (Extract Transform Load), SAP IDoc und SAP Materialstamm.

STIBO/Stibo Systems

Die dänische Firma STIBO bietet mit der Softwareanwendung STEP Funktionen zur

• Multidomainstammdatenverwaltung
• Produktstammdatenverwaltung
• Kundenstammdatenverwaltung und
• Produktlifecylemanagement an.

Salsify

ITB-Swiss AG

MeDaPro PIM

Kontainer

pirobase imperia

Perfion

Beratung

Verschiedene Agenturen und Berater helfen bei der Auswahl und Implementierung/Umsetzung von PIM Systemen und Lösungen, MDM (Master Data Management) oder GDSN (Globales Daten-Synchronisations-Netzwerk). Hilfreich ist eine Auswahl anhand von Kriterien wie

• Erfahrung/Referenzen
• Kosten, Preismodell
• Nutzerbewertungen (reviews)
• technischem Verständnis sowie Branchenkompetenz und
• Nachhaltigkeit

Open Source PIM Software/Freeware

PIM Softwareanwendungen und Lösungen gibt es auch als Open-Source-Software. Die Anbieter solcher Produktinformationsmanagement Systeme (bspw. Pimcore oder Akeneo) bieten unterschiedliche Funktionen für das Produktdatenmanagement an.

Open Source PIM Software arbeitet unter anderem als Multi-Domain- und Multi-Vektor-Anwendung und bietet die Steuerung von Daten-Assets, einschließlich Produkt-, Kunden- und Lieferanteninformationen für Firmen in unterschiedlichen Branchen. Verknüpfungen mit bereits lizenzierten Softwares rund um den E-Commerce Bereich sind so möglich. Open Source bei PIM bedeutet also entweder die kostenfreie Nutzung eines PIM-Tools oder die kostenfreie/lizenzfreie Integration eines Tools desselben Anbieters in eine bereits erworbene E-Commerce Anwendung.

Pimcore

Pimcore bietet eine kostenlose Testversion an sowie eine vollständige Gratis-Version (Pimcore Open Source Community Edition).

PIM als Abkürzung für Persönliches Informationsmanagement System

Derzeit steht PIM im wesentlichen für Produkt Information Management, so wie es auch oben definiert und erläutert wurde. Es gibt allerdings auch Firmen, die mit dem Kürzel PIM werben, allerdings ein ganz anderes Softwarethema adressieren, und zwar Persönliches Informationsmanagement System, mit denen man Termine, Aufgaben, Notizen, Kontakte, Passwörter und E-Mails über mehrere Geräte und Cloud-Dienste speichern kann. Dazu zählen u. a. Anbieter wie EssentialPIM und EfficientPIM.