PIM Systeme & Software - Produktinformationsmanagement

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Was ist ein PIM System? Definition:

PIM ist die Abkürzung von Product Information Management und bezeichnet Datenbank-Anwendungen, mit denen im Unternehmen effizient Produktdaten und Bilder gepflegt werden. Aus den so zentral gepflegten Daten werden automatisiert Printkataloge, Preislisten aber auch Webkataloge und -shops ausgeleitet. Oftmals werden PIM Systeme als Ergänzungen zu klassischen ERP-Systemen eingesetzt. Hauptaufgaben sind: Datenpflege, Optimierung der Datenqualität, Übersetzungsmanagement und Steuerung von Ausgaben in verschiedenen Marketing- und Vertriebskanälen.

Auch oft gesucht: Product Information Management, Katalogsoftware


PIM als zentrales Management-System

PIM-Systeme in der Rolle der Herberge für Master Data

In PIM-Systemen werden zentral im Unternehmen die Daten zu den Produkten gepflegt: Produkt-Stammdaten, Texte, Übersetzungen, Technische Daten und bei einigen Systemen auch Bilder und Dokumente. Das PIM-System ist die zentrale Drehscheibe der Produktdaten und kann aus anderen Systemen (wie ERP) gezielt Daten importieren. Außerdem lassen sich die Daten für die verschiedensten Zwecke exportieren und ausleiten:

  • Online Channels:
    • Eigene Webshops, Onlinekataloge, Infrmationssysteme, Portale, ...
    • Apps
  • Externe Systeme (External Data Sources):
    • Plattformen wie Amazon, eBay,...
    • Händler-Webshops oder Kunden-Einkaufssysteme
  • Offline Channels: Print-Kataloge, Datenblätter, Preislisten,...
  • Point of Sale
Wozu braucht man PIM Software/Systeme? Ein Erklärvideo von Incony.

Aufwand für Produktdatenpflege & Fehlerrate verringern

Wie schafft man das? Derzeit werden in vielen Unternehmen Produktdaten noch mehrfach in verschiedenen Dateien und Systemen gepflegt. Beispielsweise für Printkataloge in Indesign-Dateien (oft pro Sprache eine eigene Datei), für den Webkatalog separat, dann noch in der Warenwirtschaft, in EXCEL-Dateien von einigen Mitarbeitern etc.. Aber wenn ein Unternehmen Produktdaten allein auf 5 solcher „Inseln“ pflegen muss, dann ist das nicht nur eine Ressourcen-Verschwendung (Änderungen auf mehreren Inseln eingeben), es ist nur menschlich, dass man es auf einen der Inseln vergisst und damit die Daten z.T. fehlerhaft sind. Mit PIM-Systemen werden Produktdaten effizienter gepflegt. Dabei ist es wichtig, in der Konzeptphase festzulegen, ob es neben dem PIM-System noch weitere Systeme geben soll für die Produktdaten (oft mindestens noch das Warenwirtschaftssystem / ERP-System) und wo welche Daten zu pflegen sind (dabei sind die Prozesse zu analysieren und zu optimieren). Anschließend ist zwischen den Systemen eine Schnittstelle umzusetzen, auf dass das Unternehmen in Zukunft die Produktdaten jeweils nur an einer Stelle pflegen muss, z.B. Preise im ERP und Marketingtexte, technische Kenndaten und Bilder im PIM-System.

Printdokumente: Kataloge/Preislisten automatisiert ausleiten

In vielen Firmen werden Produktkataloge und Preislisten noch Seite für Seite mit Systemen wie Indesign, Word, etc. erstellt. Dieser Prozess ist sehr Zeit-aufwendig und Anforderungen wie zusätzliche Sprachen oder Kunden-spezifische Kataloge bedeuten einen enormen Zusatz-Aufwand, den das bestehende Team oft nicht noch zusätzlich schafft. Bei PIM-Systemen werden solche Printdokumente automatisiert aus den zentral gepflegten Daten ausgeleitet. Viele Systeme nutzen hierzu das schon seit mehr als 15 Jahren bestehende Verfahren des Database Publishing. Bei der mehrfach ausgezeichneten ANTEROS-Software ist eine neue Technologie im Einsatz, bei der direkt aus dem System selbst komplexe technische Kataloge vollautomatisch als fertige PDF-Dateien in verschiedenen Sprachen generiert werden können. Damit sind nun auch Kunden-spezifische Kataloge per Knopfdruck möglich.

Webkataloge und Webshops/E-Commerce

Viele Firmen bauen einen Webkatalog oder Webshop zusammen mit den Webseiten auf und pflegen ihre Produktdaten hierfür im CMS- oder Shop-System, und zwar losgelöst von den Produktdaten für den Printkatalog, die Preisliste, etc. Wenn sich Produktdaten ändern, muss man sie immer zusätzlich in diesem Medium ändern. Um Fehler zu vermeiden und Zeit bei der Datenpflege zu sparen (siehe 1.) ist es ratsam, eine Schnittstelle zur Produkt- und Bilddatenbank des PIM-Systems zu haben. Einige PIM-Systeme haben auch Module, wo PIM- und Shop-System/E-Commerce-System vollintegriert sind bzw. eine Bildatenbank offerieren, wo man Bilder nur einmal in Druckqualität hochladen muss und diese automatisch ins Webformat für den Webkatalog/Shop konvertiert werden.

Vorteile von PIM im E-Commerce sind die Auswirkungen von Produktinformationen:

  • Steigerung des Markenimage
  • höheres Ansehen durch Kundenservice
  • Suchmaschinenoptimierung wird ermöglicht
  • Conversionrate wird erhöht
  • Detail-/Produktionformationen sorgen für geringere Umtauschquote

Anbieter PIM Systeme

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INCONY

Die technologieführende PIM Software ist ANTEROS von der INCONY AG aus Paderborn. ANTEROS bietet nicht nur ein umfangreiches Portfolio an Modulen an, sondern hat viele Kunden aus technischen Branchen mit sehr komplex strukturierten Daten. An Funktionen bietet ANTEROS

  • PIM: Funktionen zur zentralen Produktdatenpflege und zur Klassifizierung von Produktdaten (selbst komplexer Produktdaten)
  • MAM/DAM: eine Mediendatenbank zur Verwaltung von Bildern und Dokumenten
  • TMS: eine vollintegrierte Übersetzungsunterstützung
  • QMS: zur Kontrolle und schrittweisen Verbesserung der Produktqualität
  • Schnittstellen, Importe/Exporte: mit dem Import-Export-Frameworkkann man mit verhältnismäßig wenig Aufwand andere Systeme an ANTEROS anzubinden.
  • E-Commerce: ANTEROS bietet neben Schnittstellen zu Shopsystemen wie Magento,Shopware, Intershop,... auch ein eigenes Webshop-Modul an, mit dem man insbesondere viele technische Produkte gezielt finden, vergleichen und bestellen kann
  • Apps: eigene Apps für Adroid und iOS ermöglichen nicht nur das Suchen, Vergleichen und Bestellen von Produkten sondern Foto-Suchen per Barcode oder Foto
  • Print: neben einer Schnittstelle zu Indesign auch eine eigene Printengine, mit der man selbst komplexe technische Kataloge, Preislisten oder Datenblätter per Knopfdruck generieren kann, auch beliebige Auszugskataloge.
Akeneo

Das französische Unternehmen Akeneo bietet ein PIM System, das vor allem für Einzelhändler mit Daten verschiedener Hersteller interessant ist. Die Produktdaten der Händler können importiert und zu einer Produktdatenbank zusammengeführt werden. Man kann die Daten in Akeneo klassifizieren, um weitere Texte ergänzen, die Texte übersetzen und die Daten in andere Systeme und Kanäle zu exportieren. Akeneo wird in erster Linie als PIM-System für das Shop-System Magento verwendet und ist hierfür in einer Public Domain Version verfügbar. Um weitere Export-Kanäle zu nutzen, wird eine Business Edition offeriert. Akeneo fokussiert sich auf die Pflege von Produktdaten. Eine Mediendatenbank, Übersetzungshilfen oder Crossmedia-Funktionen wie Printausleitung oder Webshops sind nicht enthalten, sondern lassen sich über Drittsysteme per Schnittstelle anbinden.

Pimcore

Pimcore bietet eine Open Source Product Information Management Software an, das verspricht, alle technischen und Marketing-Produktinformationen zu zentralisieren.

ContentServ

Die Software ContentServ der Firma ContentServ aus Rohrbach bietet ein PIM System für alle Marketinginformationen. Dazu zählen Funktionen zum

  • Produktinformationsmanagement für Produktstammdaten, technische Attribute, Texte, Zubehör
  • Medienverwaltung für Bilder, Grafiken, Videos, Dokumente, Layoutvorlagen
  • Übersetzungen aller Informationen

Die Crossmedia-Funktionen zur Printgenerierung und zum E-Commerce werden über Schnittstellen zu Drittsystemen umgesetzt.

STIBO

Das dänische Unternehmen STIBO bietet mit der Software STEP Funktionen zur

  • Multidomainstammdatenverwaltung
  • Produktstammdatenverwaltung, um Produktinformationen, technische Attribute, Texte, Zubehör zu pflegen
  • Kundenstammdatenverwaltung
  • Produktlifecylemanagement
Sepia

Das Düsseldorfer Unternehmen bietet eine eigene PIM Software an: Alterra. Die Alterra Product Information Management (PIM) Software hilft bei der Verwaltung, Konfiguration, Strukturierung, Anreicherung und Übersetzung verschiedener Daten (Bilder/Filme/Dokumente, ERP, CRM, XML, .CSV/.XLS, ...).

Beratung

Verschiedene Agenturen und Berater helfen bei der Auswahl und Implementierung von PIM Systemen, MDM (Master Data Management) oder GDSN (Globales Daten-Synchronisations-Netzwerk). Hilfreich ist eine Auswahl nach

  • Erfahrung
  • technischem Verständnis sowie Branchenkompetenz und
  • Nachhaltigkeit.