SAP Stammdaten-Management

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Autoren
Alessya Lallo
Libelle AG
aktualisiert am 12.08.2020 - 07:32:20


Unter Stammdaten, (eng.: Master Data), werden in der betrieblichen Datenverarbeitung wichtige Basisdaten eines Betriebes verstanden, welche über einen gewissen Zeitraum hinweg als relativ konstant anzusehen sind. Diese Daten beschreiben die Objekte in einem Unternehmen wie zum Beispiel für: Artikel, Material, Produktion, Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten. Als Stammdaten-Management wird der Umgang mit diesen Daten über ihren Lebenszyklus hinweg bezeichnet.

Frage/Definition: Was ist/sind SAP Stammdaten?
Auch oft gesucht: Master Data, Master Data Management, MDM, Personaldaten, Stammdatensätze, Master Data Quality, Datenqualität, Stammdatenverwaltung


Abgrenzungen

Stammdaten

Ab Minute 7:56 wird der Unterschied zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten erklärt.


Stammdaten werden solche Daten genannt, die in Form von Stamm(daten)sätzen mit einer lang dauernden Gültigkeit abgelegt werden und selten bis niemals geändert werden. Dazu zählen beispielsweise aus dem Bereich Mitarbeiter Informationen wie die Personalnummer, das Geburtsdatum und der Geburtsort, sowie die Steuernummer.

Bewegungsdaten

Den Gegensatz dazu bilden Bewegungsdaten. Ihrer Bezeichnung folgend verändern sie sich und haben meist einen temporären Bezug zu Stammdaten. Typische Arten der Bewegungsdaten sind beispielsweise Aufträge, Lieferpositionen, Lagerbestände etc. Bewegungsdaten gehören auch zu den Datentypen, die im Rahmen von Housekeeping-Aktivitäten regelmäßig zuerst archiviert und/oder gelöscht werden.

Bestandsdaten

Bestandsdaten sind zeitlich variant und zeichnen sich durch Dynamik aus. Sie werden langfristig gehalten und sind oft Grundlage analytischer Auswertungen.

Primäre Stammdaten

Primäre Stammdaten können für sich alleine stehen und haben keinen weiteren Ursprungsbezug zu anderen Datensätzen. Das sind beispielsweise Datenobjekte aus den für SAP Systeme klassischen sechs Bereichen: Material und Artikel, Kunde, Lieferanten und Geschäftspartner sowie Mitarbeiter.

Sekundäre Stammdaten

Sekundäre Stammdaten hingegen haben einen Bezug zu anderen Datensätzen, typischerweise den primären Stammdaten, und können nicht für sich alleine stehen. Beispiele hierfür sind relativ feststehende Datenobjekte Preise/Konditionen, Stücklisten und Arbeitspläne, die für sich alleine zusammenhanglos sind und nur in Verbindung mit Material bzw. Artikeln ihren Sinn beziehen.

Herausforderungen im Stammdaten-Management

Im Stammdaten-Management wird häufig von einem Lebenszyklus der Stammdaten gesprochen, von der Ersterfassung über die Maintenance bis hin zur Archivierung oder Löschung. Oberstes Ziel des Stammdaten-Managements ist es dabei die Datenqualität möglichst hoch zu halten, da diese die Grundlage für vielerlei Analysen und Reportings bilden. Diesem Qualitätsanspruch steht entgegen, dass bei der Erfassung und Maintenance der Stammdaten vorhandene Policies nicht beachtet werden, zumal Stammdaten auch regelmäßig an unterschiedlichster Stelle von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden.

Im Einzelnen umfassen die Herausforderungen unter anderem folgende Aspekte:

  • Definition der Verantwortlichkeiten für Stammdaten-Objekte und -Felder (wer erfasst Stammdatensätze bzw. Teile von diesen, wer kontrolliert/gibt frei, wer aktualisiert etc)
  • Zuordnung der Stammdaten zu Fachbereichen (v.a. im Bereich der Materialwirtschaft oder im Einkauf)
  • Zeitgerechte Bereitstellung von Stammdaten und korrekte, zeitnahe Erfassung neuer Stammdaten (manuelle Sichtprüfung vs. automatische Syntax-/Semantik-Prüfungen)
  • Regelmäßige Prüfung der Stammdaten auf Status, Vollständigkeit und Qualität, inkl. pro-aktiver Benachrichtigung bei Fehlern bzw. Inkonsistenzen
  • Konsistenz, Doppelanlagen, Gültigkeitsdauer, konkretes Suchen und Auffinden ("Schlauch, Durchmesser 1cm, Stärke 5mm, Länge 80cm" vs. "Schlauch, Länge 80cm, Durchmesser 1cm, Stärke 5mm" vs "Schlauch, Stärke 5mm, ...." etc)
  • Zeitnahe und abgestimmte Korrekturmaßnahmen durch Workflow-gesteuerte Pflegeprozesse mit Mehr-Augen-Prinzip und Freigabeschritten (inkl. Archivierung/Löschung)
  • Einhaltung DSGVO (v.a. in den Bereichen Kunden und Mitarbeiter)
  • Sicherung der Datenqualität

Gerade in komplexen SAP Landschaften mit weit verteilten Verantwortlichkeiten in der Stammdatenerfassung kann die Qualität der Stammdaten ohne Werkzeuge (Beispiele s.u.) kaum noch unterstützt werden. Auch speziell im Zusammenhang mit der massenhaften Anlage oder mit massenhaften strukturellen Updates bieten sich Verfahren an, in denen Best Practices externe Mittel wie Excel-Sheets dieses deutlich beschleunigen können. Des Weiteren sollten Datenverantwortliche mit regelmäßigen und umfassenden Qualitätsprüfungen die Korrektheit und Aktualität der primären wie sekundären Stammdaten sicherstellen, reine Stichproben reichen erfahrungsgemäß nicht mehr aus.

DSGVO

Seit Inkrafttreten der DSGVO haben Kunden, Interessenten, Partner und nicht zuletzt auch Mitarbeiter das umgangssprachlich so genannte „Recht auf Vergessenwerden“. Diese können also regelmäßig nach Abschluss der geschäftlichen Transaktion die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Wie aber passt das mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zusammen?

In vielen Fällen wird hier mit ausgeprägten Archivierungs- und Berechtigungskonzepten gearbeitet. Zum Beispiel mit Programmen, die eine Anonymisierungskomponente sowie einen Datentresor beinhalten, in dem solche Daten auf Knopfdruck verschlüsselt abgelegt und sehr einfach zugriffsbegrenzt werden können.

Basis dafür sind als obsolet gekennzeichnete Datensätze. Dies sind solche Daten, die mit keinen aktiven Geschäftsvorfällen verbunden sind. Sollen bzw. dürfen diese nicht direkt gelöscht/archiviert werden, sondern müssen grundsätzlich weiterhin zur Verfügung stehen, kommt als Option der Datentresor zum Einsatz.

Stammdaten in Testsystemen

Abzugrenzen hiervon sind die nicht-produktiven Systeme wie z.B. Entwicklungs-, QA-, Konsolidierungssysteme, Schulungs- oder Projektumgebungen. Während bei den produktiven Systemen das oben beschriebene Recht auf Vergessenwerden besteht, verhält es sich bei den nicht-produktiven Systemen nicht so leicht. Aufgrund der absoluten Zweckbindung bei der Erfassung und Nutzung personenbezogener Daten gemäß DSGVO dürfen auf diesen in den meisten Fällen überhaupt keine sensiblen Daten verarbeitet werden. Um Geschäftsprozesse und -abläufe trotzdem sinnvoll  testen zu können wird hier häufig die DSGVO nicht ausreichend eingehalten und mit echten Daten getestet. Eine Lösungsmöglichkeit bietet hierfür eine logikkonsistente Anonymisierung der Echtdaten auf diesen nicht-produktiven Systemen.

Typische Projektvorhaben für Stammdaten und Stammdaten-Management

In der Praxis gibt es neben dem geschäftlichen Normalbetrieb, in dem Stammdaten verarbeitet und angereichert wird, einige typische Projektvorhaben, in denen dem Stammdaten-Management besondere Aufmerksamkeit zuteil wird / werden sollte. Dabei handelt es sich in erster Linie um :

  • Migrationen in der Tool-Landschaft: in allen geschäftskritischen Prozessen, die mit Stammdaten arbeiten, z.B. von von Legacy-Landschaften zu SAP Systemen
  • Migrationen innerhalb der Applikationsumgebungen wie das derzeit gerne genommene Beispiel der Migration von SAP R/3 zu SAP S/4HANA
  • Mergers und Akquisitions mit der Zusammenführung mehrere Altsysteme in ein konsolidiertes System
  • DSGVO-Projekte, in denen vor allem die Rechte auf Auskunft, auf Korrektheit der Daten und auf das Vergessenwerden fokussiert werden

All diesen Projekten ist größtenteils gemein, dass Stammdaten in ein neues System bzw. in ein neues Datenmodell überführt oder aber mit neuen Regelungen gehandhabt werden sollen. In der Praxis hat sich bei projektspezifischen Analysen herausgestellt, dass durchschnittlich etwa 50%, in Einzelfällen sogar bis zu 80% der Stammdaten fehlerhaft, veraltet und/oder nicht migrationsrelevant sind. In diesen Fällen sorgt die mangelhafte Stammdatenqualität unter Umständen für unnötige Projektaufwände, in denen große Datenmengen sinnlos migriert und verifiziert werden. Darüber hinaus belegen diese Daten auch Speicherplatz streckenweise signifikanten Umfangs.

In diesen Fällen drängen sich Analyse- und Housekeeping-Aktivitäten als vorgelagerte Aktivitäten vor dem eigentlichen Projektstart geradezu auf.

Hersteller für SAP Stammdatenmanagement-Lösungen

Neben der SAP SE selbst haben sich inzwischen einige Anbieter mit Lösungen unterschiedlicher Reifegrade und Einführungsaufwände im Markt etabliert, mit und ohne DSGVO-gemäßer Handhabung.

Libelle
Libelle führt in seinem Portfolio Softwarelösungen, mit denen Stammdaten einfach analysiert, geprüft und überarbeitet werden können. Außerdem dienen diese der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
ISO Gruppe
Die ISO-Gruppe führt Softwarelösungen, die ein Stammdatenmanagement ermöglichen.
Itelligence
Die Itelligence bietet ebenfalls ein Produkt zur vereinfachten Stammdatenpflege an.
ISB AG
Auch die ISB AG vertreibt Softwarelösungen für das Stammdatenmanagement in ihrem Leistungsportfolio.

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