Virtuelle Messe
Der Begriff "virtuelle Messe" beschreibt zunächst das Abbilden von Maßnahmen und Angeboten traditioneller Präsenzmessen in die digitale Welt des Internets. Aussteller und Besucher können online an der Veranstaltung teilnehmen. Häufig ist - genau wie bei klassischen Messeveranstaltungen - eine zeitliche Begrenzung festgelegt. Online-Messen und virtuelle Messestände, die bspw. auch auf der eigenen Website integriert werden können, bieten jedoch ebenso die Möglichkeit, zeitunabhängig und dauerhaft stattzufinden. Zudem gibt es vielfältige Varianten wie die Hybridmesse, welche zeitgleich vor Ort und online veranstaltet wird bzw. sowohl Fachmessen in Präsenz als auch virtuelle Events kombiniert.
Ziele
Aussteller und Besucher einer virtuellen Messe verfolgen ähnliche Ziele wie auf einer analogen Messe.
- Aussteller möchten ihr Unternehmen mit Produkten, Dienstleistungen, Mitarbeitern & Co. präsentieren und Bekanntheit für die Marke aufbauen. Ein wichtiger Punkt ist das Networking sowie der Austausch mit anderen Firmen und Besuchern. Darüber hinaus sollen Leads und Verkaufsabschlüsse generiert werden.
- Messebesucher wünschen sich einen umfassenden Marktüberblick und Vergleich von Herstellern und Dienstleistern. Auch sie möchten Kontakte knüpfen sowie Geschäftsbeziehungen aufbauen. Zudem erwarten sie hochwertige Vorträge, Workshops, Präsentationen und gegebenenfalls Technologien wie Virtual Reality und 3D-Modelle.
Merkmale physische Messeveranstaltungen
Für Aussteller aufwendig: Präsenzmessen in Nürnberg, München, Stuttgart, Hannover, Hamburg, Berlin und weiteren Städten in Deutschland oder weltweit sind für Aussteller mit folgenden Aspekten sehr eng verbunden: Anfahrt, Hotel, Logistik, Messebau, Catering, Hostessen, Messe-Personal, Zeitinvest, hoher Ressourcenverbrauch, hohe Standkosten, finanzieller Invest, lange Vorbereitungszeiten, hoher Organisationsaufwand, umfangreiche Vor- und Nacharbeiten. Natürlich weichen die Aufwände je nach Veranstaltung, Standort usw. ab.
Für Besucher aufwendig: Für die Gäste treten ebenfalls Aufwände und Kosten auf: Ticket, stauanfällige Anfahrt, Parkplatzsuche, Bustransfer, Garderobe, Wartezeiten, zum Teil lange Wege, zeitintensive Informationssuche, müde Beine, teure Verpflegung, oft überteuerte Hotelkosten, Reisezeit.
Messe-Nutzen: Dabei ist die traditionelle Messe dennoch ein enormer Wirtschaftsfaktor mit Zukunftsperspektive für die Industrie, Handwerk und Handel. Kongresse, Tagungen und auch die Messen tragen in hohem Maße dazu bei, dass Entwicklungen, Innovationen und die Fertigung/Produktion und Herstellung jeglicher Güter vorangetrieben werden und Geschäfte gemacht werden können. Klassische Messen bieten Raum für persönliche Begegnungen, Erlebnisse auf Live-Bühnen von renommierten Speakern und Gespräche vor Ort. Die Sinne Schmecken, Riechen und Fühlen sind möglich, also auch das haptische Erleben von Produkten. Neben B2B Messen sind auch Verbrauchermessen wie Karrieremessen/Jobmessen, Reisemessen oder Gaming Veranstaltungen von Bedeutung.
Der AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.) stellt einen interessanten Rechner/Kalkulator (Messe-Nutzen-Check) zur Verfügung. Damit lassen sich Messeprojekte anlegen und kalkulieren, die man auch miteinander vergleichen kann. Interessant ist dann der Kosten-Nutzen-Vergleich einer realen Messe mit einer virtuellen Messe.
Vorteile Online-Messen
Effektiv, effizient, zielgerichtet, ressourcenschonend und minimaler Aufwand - das ist die virtuelle Messe.
Virtuelle Messen, aber auch Kongresse, Events und Konferenzen, bieten sowohl für B2B Firmen, die sich vorstellen möchten, als auch für Gäste der Messeveranstaltung, zahlreiche Vorzüge. Zudem ist die Online-Messe eine umweltfreundliche Alternative zur analogen Messe und gestaltet sich gesundheitsfreundlich: In Zeiten des Coronavirus / COVID-19 rückt die virtuelle Messe in ein attraktives Licht. Mussten zahlreiche internationale Messen (wie zum Beispiel die Hannover-Messe 2020) aufgrund des Ansteckungsrisikos verschoben oder gar abgesagt werden, können virtuelle Messen wie geplant stattfinden. Denn dadurch, dass sich Besucher und Aussteller nur virtuell treffen, ist eine gegenseitige Ansteckung natürlich ausgeschlossen.
Vorteile für Aussteller
- Ortsunabhängig und zeitunabhängig: Messen und Events egal wo und wann veranstalten, sodass Menschen auf der ganzen Welt teilnehmen können.
- Multimediale Inhalte: Zahlreiche Funktionen für Interaktion und positive virtuelle Erlebnisse wie Webinare, Live-Chats, Workshops, 2D- und 3D-Modelle, Livestreams, Gamification-Elemente, Fotos, Videos, Dokumente (Broschüren, Case Studies, Whitepaper, Umfragen, ...) Live-Bühnen für Vorträge namhafter Speaker, Interviews & Co.; moderne Technologien wie Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR).
- Zeitersparnis: Der virtuelle Messestand ist - wenn er einmal erstellt wurde - in wenigen Minuten "aufgebaut". Das Bestücken mit Dokumenten, Videos, Bildern und Grafiken in einer Galerie ist kinderleicht und vom PC aus zu realisieren.
- Potenzielle Kunden gezielt und in größerer Anzahl auf den Messestand bewegen (höhere Reichweite); die Kosten je Besucher sind wesentlich günstiger als bei einer Präsenzmesse.
- Kosten einsparen: Kostengünstige Umsetzung, da man sich Messebauer, Anfahrt, Hotel, Personal, Aufbau, Logistik usw. spart.
- Reporting - Daten genau erheben und analysieren: Digitale Messen bieten den Nutzen, dass Metriken und KPIs wie Besucherzahlen, Verweildauer am Stand, Anfragen/Leads und Verkäufe durch eingebaute Software viel besser getrackt werden können. Eigene CRM- und ERP-Systeme können direkt angeschlossen werden.
Vorzüge für Besucher
- Kostengünstige Alternative: Häufig ist die Teilnahme für Messebesucher kostenfrei oder die Tickets sind deutlich günstiger als bei Präsenzmessen. Zudem spart man sich Anreise, andere Reisekosten sowie Übernachtungskosten im Hotel.
- Zeitersparnis und Komfort: Eine Online-Fachmesse kann bequem und komfortabel vom PC oder Laptop zu Hause oder vom Büro aus besucht werden. Sie bedeutet somit für den Besucher eine enorm große Zeitersparnis. Dies bedeutet zum Beispiel: Schnell auf einer Messe umschauen, einfach per Suche zum gewünschten Stand springen, Dokumente downloaden, Kontakt aufnehmen, am Webinar oder Chat teilnehmen, bei den Nachbarständen mal eben vorbeischauen und das alles von zu Hause bzw. von der Arbeit aus.
- Übersicht über Anbieter und Hersteller schnell und einfach verschaffen: Online ist zum einen die Hemmschwelle niedriger, einen virtuellen Messestand zu besuchen, sich zu informieren und bspw. im Live-Chat mit einem Mitarbeiter des Unternehmens in Kontakt zu treten. Zum anderen kann man sich schnell und unkompliziert durch die verschiedenen Angebote klicken und Dokumente herunterladen, die man sich auch erst im Nachgang tiefgreifender ansehen kann.
Nachteile virtuelle Messen
Digitale Veranstaltungen bergen auf der anderen Seite auch einige Nachteile, die im Folgenden für Besucher und Aussteller zusammengefasst werden.
- Soziale Komponente: Eine persönliche Begegnung in Realität, bei der man sich gegenübersteht, ersetzen Online Events nicht. Teilweise fehlen Gestik, Mimik und Gefühle, die durch Chats oder auch Videomeetings nicht gänzlich transportiert werden können.
- Besucher sind mit den technischen Aspekten überfordert oder finden sich auf der virtuellen Messe nicht zurecht.
- Schmecken, Fühlen, Riechen: Im Online-Umfeld werden weniger Sinne angesprochen als auf einer klassischen Messe vor Ort. Das physische/haptische Testen von Produkten ist nicht möglich und es kann auch kein leckeres Mittagessen gemeinsam mit Kollegen genossen werden.
- Probleme/Bugs, wenn die Online-Messe am Smartphone aufgerufen wird. Dies kann jedoch verhindert werden, wenn mit hochwertiger Software gearbeitet wird und im Voraus ausführlich getestet wird.
- Andere Systemausfälle/Softwarefehler oder Probleme mit der Technik sind natürlich immer ein Risiko.
Möglichkeiten und Formate von digitalen Messeauftritten
Es gibt viele verschiedene Optionen, Online Veranstaltungen und Messestände für den eigenen Betrieb zu nutzen.
Virtuelle Messe Plattform für eigene Veranstaltungen (Hausmesse)
Firmen können digitale Fachmessen in Eigenregie durchführen. Hierbei muss mit relativ hohen Kosten und hohem Aufwand gerechnet werden. Unternehmen müssen eine geeignete Softwarelösung bzw. Plattform finden, auf der sie die virtuelle Veranstaltung durchführen (z. B. EXPO-IP, Hopin, Fairsnext, GRAYCON oder MEETYOO). Es sei denn, man plant ein etwas kleineres Event, das auch per Webkonferenz bzw. Videokonferenz durchgeführt werden kann. Bei Anbietern von Softwarelösungen gibt es große Unterschiede - manche Dienstleister/Agenturen kümmern sich um alle relevanten Schritte der Messeplanung, Konzept-Erstellung, Umsetzung und Auswertung inklusive individueller Beratung. Möchten Sie mehr entscheiden und selbst aufbauen, bedeutet dies natürlich auch mehr Ressourcenaufwand. Eine große Messehalle mit zahlreichen Ausstellern und Besuchern zu managen, sollte gut geplant werden. Wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind unter anderem:
- Haben wir genügend Kontakte zu potenziellen Ausstellern? Wie kann deren Interesse geweckt werden, an unserer Hausmesse teilzunehmen?
- Wie groß soll das digitale Messegelände sein?
- Haben wir ausreichend Budget für eine Software/Messeplattform (falls keine eigene vorhanden)? Ist diese DSGVO-konform?
- Besitzt meine Firma genügend Mitarbeiter, um Marketing für Besucher zu betreiben sowie den Planungsaufwand zu bewerkstelligen?
- Welche Funktionen und Möglichkeiten zur Interaktion sind uns wichtig? (Textchats, Videochats/Breakout-Rooms, 3D-Modelle, ...) Möchten wir besondere Features wie Augmented Reality integrieren?
- Haben wir die Kapazitäten für ein tagesfüllendes Programm - Workshops, Vorträge, Speaker, ...?
- Wie werden virtuellen Messestände der Aussteller in die Softwarelösung eingebunden?
Auf externer Branchen-Veranstaltung präsentieren
Während der Coronapandemie verlagerten viele bekannte Messeorganisatoren ihre Fachmessen in die Online-Welt. Die Organisatoren besitzen langjährige Erfahrung und nehmen Ihnen viel Aufwand und Kosten bei Planung, Umsetzung, Besuchermarketing, Teilnehmermanagement & Co. ab. Als Aussteller bei externen Branchenmessen gilt es also, genauso wie im analogen Umfeld, den Messestand zu planen und zu konzipieren. Auch diese Arbeit nehmen viele Anbieter ab. Oft gibt es ebenfalls die Option, einen bestehenden virtuellen Showroom in die digitale Messelandschaft zu integrieren. Hier kommt es auf Ihre persönlichen Wünsche an und was sie bereits umgesetzt haben.
Plattform für zeitunabhängige Online-Messen
Neben zeitlich begrenzten Messeformaten gibt es auch B2B-Plattformen wie induux oder WLW (Wer liefert was) , auf denen sich Firmen mit einem virtuellen Showroom dauerhaft präsentieren können. Eine Beschreibung der Organisation, Kontaktdaten, Verlinkung zur eigenen Website und Produktfotos sind in der Regel Standard-Merkmale, die solch ein virtueller Messestand mit sich bringt. Ein positiver Aspekt ist, dass Basic-Profile meist kostenfrei angelegt werden können. Außerdem kann nachhaltig Online-Reichweite aufgebaut werden, da die Profile - anders als bei zeitlich beschränkten Messeformaten - dauerhaft online sind.
Virtueller Messestand
Ein digitaler Messeauftritt kann auf der Firmen-Website integriert oder für Branchenmessen verwendet werden. Auch hier gibt es Software, die beim Erstellen des Standes hilft. Manche Dienstleister übernehmen die Konzeption des Messeauftritts komplett (in Absprache mit dem Auftraggeber) und fungieren als Partner im gesamten Prozess. Es gibt genauso die Option, seinen Messestand à la Baukastenprinzip selbst zu konfigurieren und zu gestalten. Kunden können häufig zwischen 2D- und 3D-Messeständen wählen. Hier kommt es immer auf die individuellen Wünsche und Ziele des Ausstellers an.
Der Preis hängt ebenfalls davon ab, ob man einen Standard-Messestand oder eine Full-Service- bzw. Individuallösung bucht. Die Standard-Stände beginnen bei 500 € (exklusive Einrichte- und Hostingkosten). Oft besteht die Möglichkeit, Jahreslizenzen zu nutzen.
Hybridmesse als Messeformat
Wie bereits aufgezeigt besitzen sowohl reale als auch virtuelle Messeevents definitiv spezifische Vorteile und Nachteile. Das Feeling, das Umfeld, das Ambiente - dies sind einige der größten Vorzüge einer realen Präsenzmesse. Das starke Interagieren, das Aufeinandertreffen der Menschen, der spontane, bereichernde Smalltalk, die Aura, der Flair, die Stimmung einer solchen Messe ist teils unvergleichlich. Gleichzeitig sind genau diese Punkte oft die gravierendsten Nachteile der virtuellen Welt. Teilweise und vermehrt durch neue Technologien werden diese Nachteile ausgeglichen. Virtuelle Brillen und Hologramme lassen bereits heute erahnen, was möglich sein wird.
Die Lösung - beide Messeformate kombinieren: Damit ein Messe-Aussteller nun das Optimum aus seinem Messe-Engagement herausholt, macht es Sinn, beide Ideen zu verknüpfen, wodurch die sogenannte Hybridmesse entsteht. Das bedeutet, dass ein Unternehmen entweder vor oder nach der Real-Messe eine virtuelle Messe nutzt, um a) die richtigen Besucher auf die reale Messe zu locken oder b) nach der realen Messe das Besucherinteresse hochzuhalten und sie besser einschätzen zu können: Wer hat ein aktuelles, wichtiges Projekt und wer eher nicht. Ebenso können hybride Formate zeitgleich stattfinden, um bspw. Besuchern die Möglichkeit zu geben online teilzunehmen, wenn sie aus bestimmten Gründen nicht vor Ort sein können. Der Online-Part eines Hybridevents kann auch als Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden. Die Corona-Pandemie hat gezeigt, in wie vielen Bereichen des Lebens dies möglich ist.
Interessante Folgeeffekte: Das Schöne an der Onlinewelt ist bekanntlich die Digitalisierung. Auf dieser Ebene lassen sich hervorragend Kontaktdaten zur Leadgenerierung, wie z. B. E-Mail-Adressen, einsammeln. Damit kann man anschließend interessante und sehr effiziente Kundenbindungsprogramme automatisiert mit entsprechenden E-Mail-Marketing-Tools aufbauen. Die Zielgruppe kann individuell angesprochen werden.
FAQ virtuelle Messen und Veranstaltungen
Kann die virtuelle Messe Präsenzmessen ersetzen?
Es kommt grundsätzlich darauf an, welche Ziele Sie als ausstellende Organisation verfolgen. Mittlerweile zeigt sich gerade bei Konzernen und Großunternehmen der Erfolg, auf die virtuelle Welt zu setzen. HR-Messen und Hausmessen geben Möglichkeiten, die mit dem eingesetzten Budget in der realen Messewelt nicht umsetzbar wären. Die Reichweite ist enorm. Das hat auch Xing Events erkannt und zwischenzeitlich die VExCon und die DiMarEx mit veranstaltet. Mehr als 95 % der Besucher empfehlen den Besuch dieser Onlinemesse. Insbesondere HR-Messen zeigen zunehmend Erfolg. Der Mittelstand muss also zusehen, wie er hier ein Gegengewicht zu den etablierten, bekannten und global agierenden Firmen aufbauen kann. Gerade in schwächeren wirtschaftlichen Zeiten ist der Marketing-Mix neu zu denken und eine virtuelle Komponente kann dann durchaus Sinn machen. Denkbar sind auch vermehrt hybride Ansätze, um die Benefits der realen und virtuellen Welt zu verknüpfen und gänzlich auszuschöpfen. Komplett ersetzen werden digitale Formate das Live-Erlebnis vermutlich in nächster Zeit nicht, da sich der persönliche Kontakt und Austausch doch anders gestaltet, als die Interaktion über den Bildschirm.
Können Aussteller und Gäste auf der Online-Messe direkt miteinander kommunizieren?
Bei den meisten Messeevents ist Kommunikation in Echtzeit möglich. Sie können Chatfunktionen sowie Videofunktionen nutzen und folglich Live-Gespräche führen. Sie können ebenso Termine für einen späteren Zeitpunkt vereinbaren. Die Interaktionsmöglichkeiten sind in der Regel sehr vielfältig.
Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Messe und einem virtuellen Messestand?
Der virtuelle Messestand dient vor allem der Produktpräsentation eines einzelnen Ausstellers. Der Stand ist bspw. auf der Website der Firma oder einer externen Plattform integriert. Eine virtuelle Messe hingegen bietet eine umfassende Messewelt mit Messehallen, verschiedenen Ausstellern, Bühnen, interaktiven Elementen, Networking-Bereichen und vieles mehr.
Wie können Interessenten an einem virtuellen Messeevent teilnehmen?
Je nach Veranstalter können Gäste problemlos und ohne Anmeldung an einer virtuellen Messe, Konferenz oder einem Event teilnehmen. Manchmal ist es erforderlich, sich zu registrieren. Müssen im Voraus Tickets gekauft werden, ist dieser Schritt voraussichtlich schon durchgeführt worden und man kann sich mit seinen Daten anmelden.