Prozessoptimierung
Wenn bereits vorhandene bzw. etablierte Prozesse, z. B. in der Softwarentwicklung (siehe Informatiker), der Produktion oder dem B2B Online Marketing generell nicht in Frage gestellt werden, geht es meist darum, diese Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Basis der Prozessoptimierung ist die Prozessanalyse, die Schwachstellen und Probleme aufdeckt sowie die Grundlage für die Ableitung von Maßnahmen zur Prozessverbesserung liefert.
Gründe für eine stärkere Prozessorientierung
Warum sollte man sich als Unternehmen überhaupt mit der Optimierung und Verbesserung von Prozessen auseinandersetzen? Ein Grund sind die immer komplexer werdenden Kundenanforderungen, die flexible Lösungen und kontinuierliche Prozessoptimierungen erfordern. Durchlaufzeiten müssen immer schneller werden, da sich die Lebenszyklen von Produkten und Dienstleistungen durch Innovationen und Auswahlsvielfalt stetig verkürzen. Zudem entstehen durch Automatisierung und Digitale Transformation neue Herausforderungen; alles wird immer schneller und komplexer, weshalb auch Prozesse und Abläufe im Unternehmen stetig verbessert werden müssen. Ein weiterer Faktor sind Kosten - mithilfe der Optimierung von Prozessen können Kosten reduziert und eingespart werden.
Ziele der Prozessoptimierung
Es gibt viele verschiedene Ziele, die im Rahmen einer Prozessoptimierung festgelegt werden können. Es kommt immer auf den jeweiligen Bereich an, in dem Optimierungen durchgeführt werden sollen; im Folgenden sind exemplarisch Ziele bei der Prozessoptimierung genannt:
- Produktivität erhöhen
- kürzere Durchlaufzeiten
- Kosten senken
- bessere Skalierung
- stärkere Automatisierung
- Qualität verbessern
- Reduzierung von Ressourcen und Vermeiden von Verschwendung (Lean Production)
- Kommunikation und Austausch verbessern und reibungslos gestalten
Die Motivation für eine Prozessoptimierung sind also häufig Kosteneinsparungen bzw. Umsatzsteigerung sowie Wettbewerbsfähigkeit im Markt. Es werden meist keine Prozesse komplett neu gestaltet. Dies ist Aufgabe des Business Process Reengineering; bei diesem Ansatz wird eine funktionsorientierte Organisationsstruktur zu einer prozessorientierten Struktur umgewandelt.
Eingesetzte Methoden
- siehe KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess), Kaizen, CIP
- Lean Management
- Change Management
- 5S-Methode: Diese Methode wird zu Beginn der Prozessoptimierung angewendet und hat ihren Ursprung in der Arbeitsgestaltung. Die "5 S" stehen für die japanischen Begriffe Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. Auf deutsch übersetzt stehen sie für Selektieren → Systematisieren → Säuberung → Standardisieren → Selbstdisziplin
- Kreativitätstechniken wie Brainstorming oder die 635-Methode, um neue Ideen für mögliche Prozessoptimierungen zu generieren
Es ist wichtig, im Voraus klar definierte Kennzahlen (KPIs) festzulegen, um Ergebnisse zuverlässig überprüfen zu können und ob Maßnahmen wirklich etwas gebracht haben.
Herausforderungen
Im Rahmen von Geschäftsprozessen sind vorhandene Prozesse zumeist mit der Organisation verwoben. Die Optimierung erfordert oft das Ändern dieser Prozessintegration. Zum Beispiel muss der Prozess nicht mehr über eine Abteilung laufen, weil dieser Schritt nun automatisiert/digitalisiert wurde. Eine Prozessoptimierung geht meist einher mit einem abstrakteren Blick auf den Prozess. Der Prozessoptimierer hat hier mit alten Denkmustern und einer Silo- bzw. Abteilungs-Denke zu tun.
Je konsequenter der Optimierungsprozess angegangen wird, desto mehr hat man es zwar mit stärkeren menschlichen bzw. emotionalen Themen zu tun, kann aber auch von einem größeren Grad an Effektivität- und Effizienz-Gewinn nach der Prozessoptimierung ausgehen. Katja Holzhey erklärt in ihrem YouTube Video seht gut, wie man eine Zwischenlösung findet und Mitarbeiter frühzeitig in die Prozessoptimierung integrieren kann.
Tools
Eines der wichtigsten Tools und Herangehensweisen bei der Prozessoptimierung ist das Visualisieren und parametrische Simulieren der zu optimierende Prozesse mittels Software. Mit Checklisten oder Verfahren wie der SWOT-Analyse können erste Verbesserungen auch bereits mit eignen internen Ressourcen durchgeführt werden.