Zeiterfassungssysteme für mittelständische Unternehmen

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aktualisiert am 28.05.2020 - 11:19:00
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Zeiterfassungssysteme dienen der betrieblichen Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung. Es gibt verschiedene Formen von Zeiterfassungssystemen, wie Software, Uhren, Stempel, RFID-Chips & Co. Digitale Arbeitszeiterfassung ist zuverlässig, modern und effizient. Im Rahmen der Zeiterfassung spielt auch das Zeitmanagement eine wichtige Rolle.

Frage/Definition: Was ist/sind Zeiterfassungssysteme?
Auch oft gesucht: Arbeitszeiterfassung, Zeiterfassung, Zeitwirtschaft, Zeitwirtschaftssysteme



Zeiterfassungssysteme können für die Arbeitszeiterfassung, Projektplanung, Urlaubsverwaltung, Zutrittskontrollen oder Personaleinsatzplanung eingesetzt werden. Dabei sind diese Funktionen entweder einzeln zu haben oder in einem kompakten Arbeitszeiterfassungssystem zu finden.

Arten von Zeiterfassungssysteme

Bei der Auswahl des richtigen Zeitfassungssystems sollten sich Firmen die Frage stellen, welche Arbeitszeiterfassung zu ihrem Unternehmen passt.

Zeiterfassungs System Beispiel: TimeMoto Zeiterfassungssysteme

Digitale Arbeitszeiterfassungssystem

  • Software
  • RFID-Chips: über Terminals
  • Fingerabdruck: über Terminals oder am PC bzw. MAC
  • Arbeitszeiterfassung am Bildschirm/per Web: Projekte, Aufträge, Kennzahlen, Infos - all das kann in webzugänglichen Zeiterfassungssystemen abgerufen werden
  • per App: Daten können meist sowohl online als auch offline erfasst werden; eine Verknüpfung mit NFC oder GPS für Nachweise der Leistungserbringung ist hier möglich

Bewährte Zeiterfassungssysteme

Stift & Papier
der sog. "Stundenzettel"
Hier müssen Daten per Hand ausgewertet werden und erfordert viel Nacharbeit, allerdings ist eine intuitive Handhabung und die Preisgünstigkeit ein großer Vorteil.
Stempeluhren/Stechuhren
Meist für Kleinbetriebe geeignet mit einfacher Bedienbarkeit, allerdings auch stationärer Begrenzung.
online Zeiterfassungssystem
Beispielhaftes online Zeiterfassungssystem

Anbieter Zeiterfassungssysteme

Zeiterfassungssysteme beinhalten mittlerweile auch Add-ons zur Schichtplanung. Viele Anbieter von Zeiterfassungssystemen bezeichnen sich als Marktführer. Eine Übersicht über bekannte Anbieter und Entwickler:

TimePunch
Ob Zeiterfassung für die Gastronomie, Arbeitszeiterfassung für KMU, Projektzeiterfassung für IT oder Auftragserfassung bei Handwerkern die Zeiterfassungssysteme von TimePunch können individuell auf Kundenanforderungen zusammengestellt werden.
Novachron
Novachron bietet neben der mobilen Zeiterfassung auch webbasierte Zeiterfassung und Projektzeiterfassung an.
Personio
Das Zeiterfassungssystem von Personio umfasst auch eine digitale Personenakte, Fehlzeitenverwaltung, Blick auf Überstunden sowie Lohn- und Gehaltsmanagement.
Megzeit
Megzeit setzt die Stundenaufzeichnungen und Abwesenheitsplanung in den Vordergrund und bietet Zeiterfassungsgeräte mit RFID-Chip, Fingerabdruck oder Zeiterfassung per App an.
TimeTac
TimeTac ist ein webbasiertes Zeiterfassungssystem, das Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität verspricht und via PC/Mac, Terminal, App und NFC-Transponder verwendet werden kann.
Clockodo
Clockodo ist ein Zeiterfassungssystem, bei dem beliebig viele Nutzer eine eigene Stempeluhr gleichzeitig starten können. So werden bei Vergessen durch Mitarbeiter oder Vorgesetzte die Zeiten einfach direkt im System bearbeitet und mit einem Vermerk versehen. Die aufgenommenen Zeiten fließen in Mitarbeiterberichte mit Überstunden und Minusstunden, genauso gibt es eine Pausenerfassung, Urlaubs- und Krankheitstage und weitere Abwesenheiten werden verwaltet.
Ringer
Ringer Zeiterfassung stellt verschiedene Zeiterfassungssysteme her, darunter für Handy bzw. Tablet als mobile oder App-Version. Als Zielgruppe werden so Arbeitgeber angesprochen, die mehrere Arbeitnehmer an flexiblen Arbeitsplätzen beschäftigen.
Interflex
Mit Interflex Zeiterfassungssystemen kann Zeiterfassung, Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Bedarfsprognose und Produktivitätsanalyse vereint werden.

Auswahl / Vergleiche / Kriterien

Zeiterfassungssysteme im Vergleich
System Zielgruppe Komfort: Nutzer Komfort: Admin Preis
Stundenzettel kleine Unternehmen 2/5 1/5 5/5
Hardware große Unternehmen 3/5 5/5 2/5
App KMUs 4/5 5/5 3/5
Software KMUs 4/5 5/5 3/5
Online KMUs 5/5 5/5 3/5

Preise / Kosten

Je nach Unternehmensgröße und Art der Zeiterfassung sind die Kosten variabel. Eine Übersicht mit gängigen Standard-Produkten & -Kosten:

  • Stempelkarten: ab wenigen Cent
  • einfache Kartenhalter für die Wand: ab 20€
  • Farbbandkassetten: ab 30€
  • Stempeluhren für Kleinbetriebe: ab 100€
  • Zeiterfassungssysteme (App / Bildschirm): ab 150€
  • Zeiterfassungssysteme (Chip / Fingerabdruck): ab 150€

Wichtig ist, dass immer darauf geschaut werden muss wie viele Karten, Uhren, Zugänge (Software) oder RFID-Chips/-Karten eingesetzt werden können. Daher sind diese Angaben meist auf das minimalste bzw. die Basis-Geräte/den Basis-Umfang begrenzt.

Kostenlos

Es gibt neben den kostenintensiven Varianten auch kostenlose Zeiterfassungssysteme. Dazu zählt klassisch Stift und Papier, aber auch Apps oder Browser-Zugänge sind manchmal kostenlos zu erhalten. Zu beachten ist hierbei:

  • die Anzahl freier Mitarbeiter im System
  • die Finanzierung durch bspw. Werbung
  • der Ablauf eines kostenlosen Testzugangs bevor man ein Abonnement abschließt
  • kostenlose Software, die ohne physische Produkte (bspw. Chipkarten-Lesegerät) nicht funktioniert

Checkliste

Folgende Fragen müssen vor der Auswahl eines Zeiterfassungssystems geklärt werden und können bei der Suche unterstützen:

  1. Welches System zur Arbeitszeiterfassung ist für mein Unternehmen ideal? Offline oder Online?
  2. Welche Funktionen werden unterstützt?
  3. Wie kann ich über die Software bestimmte Auswertungen pro Mitarbeiter abrufen?
  4. Welche Zeitwirtschaftssysteme sind DSGVO-Konform?
  5. Wer hilft mir bei Fragen und technischen Problemen?

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