Zeiterfassungssysteme im Überblick

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aktualisiert am 01.10.2020 - 07:47:30


Zeiterfassungssysteme dienen der betrieblichen Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung. Es gibt verschiedene Formen von Zeiterfassungssystemen, wie Software, Uhren, Terminals, Offlinelösungen (z.B. Stempel), RFID-Chips oder biometrische Erkennung. Digitale Arbeitszeiterfassung bietet viele Möglichkeiten und wird jeder Anforderung gerecht. Sie ist zuverlässig, modern, effizient und wirkt sich positiv auf die Mitarbeitermotivation aus.

Frage/Definition: Was ist/sind Zeiterfassungssysteme?
Auch oft gesucht: Arbeitszeiterfassung, Zeiterfassung, Zeitwirtschaft, Zeitwirtschaftssysteme



Spätestens seit dem EUGH-Urteil im Mai 2019 ist die Nachfrage bezüglich Zeiterfassungssystemen in Deutschland enorm gestiegen. Unternehmen können mit dem passenden Zeiterfassungssystem ihr Personal einfacher einplanen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit flexibler gestalten. Stift und Papier sowie Stechuhren weichen der digitalen Arbeitszeiterfassung, die allen Beteiligten viele Möglichkeiten in der modernen Arbeitswelt bieten. Wichtig hierbei ist es, die verschiedenen Ansprüche zu definieren, um das passende Zeiterfassungssystem für Ihr Unternehmen zu finden.

Zeiterfassungssysteme können für die Arbeitszeiterfassung, Projektplanung, Urlaubsverwaltung, Zutrittskontrollen oder Personaleinsatzplanung eingesetzt werden. Dabei sind diese Funktionen entweder einzeln zu haben oder in einem kompakten Arbeitszeiterfassungssystem zu finden. Im Rahmen der Zeiterfassung spielt auch das Zeitmanagement eine wichtige Rolle.

Rechtliche Rahmenbedingungen des EUGH zur Arbeitszeiterfassung

Im Mai 2019 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass die Erfassung der Arbeitszeit für alle Unternehmen in den Mitgliedsstaaten verpflichtend ist. Dies wirft einige Fragen auf, da auch alle deutschen Unternehmen ein Zeiterfassungssystem einführen müssen, das die Arbeitszeit der Arbeitnehmer vollständig, zuverlässig und zugänglich dokumentiert. Das Hugo Sinzheimer Institut für Arbeitsrecht hat ein Gutachten erstellt, das die verpflichtende Wirkung in Deutschland bestätigt. Eine rechtskonforme, transparente Zeiterfassung ist somit ein MUSS und ein wesentlicher Bestandteil für jedes Unternehmen. Ein Zeiterfassungssystem bringt allerdings auch viele Vorteile mit sich, da Unternehmen beispielsweise durch eine optimierte Personaleinsatzplanung Kosten sparen und Mitarbeiter ihren Arbeitsalltag flexibler gestalten können.

Anforderungen an Zeiterfassungssysteme

Nutzung von digitalen und mobilen Zeiterfassungssystemen in verschiedenen Lebenssituationen - dargestellt von interflex

Die Größe eines Unternehmens sowie die spezifischen Anforderungen an die Mitarbeiter spielen eine wesentliche Rolle bei der Wahl eines passenden Zeiterfassungssystems. Ob im Büro, im Home-Office oder während einer dienstlichen Reise und je nach Bedarf am Smartphone, Tablet oder PC. Zeitdaten müssen medienbruchfrei erfasst werden können und gleichzeitig den gesetzlichen Bestimmungen oder betrieblichen Regeln und Prozesse im System entsprechen. Denn Unternehmen benötigen die Arbeitszeitdaten für Planung, Controlling und Vergütung.

Vorteile

Vorteile für Unternehmen

Vorteile Zeiterfassung Unternehmen
Die Vorteile der Zeiterfassung in Unternehmen umfasst mehrere Punkte.
  • Grundlage für eine gerechte Vergütung bei verschiedenen Arbeitszeitmodellen
  • Bessere Personalplanung bei Überstunden-Aufkommen oder saisonalen Schwankungen
  • Einfache Übertragung der Zeitdaten an Lohnabrechnung (Schnittstellen zu ERP-Systemen)
  • Zuordnen von Arbeitszeiten zu den verschiedenen Projekten zur genauen Berechnung der Tätigkeit
  • Urlaubs-, Krankheits- oder Zeitkontostände liefern eine perfekte Basis für das Controlling und die Jahresplanung
  • Einfache und vollständige Weitergabe an die Versicherung bei Krankheit oder einem Unfall.
  • Zuverlässige Auskunft über Orte der Mitarbeiter (Büro, Homeoffice, Dienstreise). Wer arbeitet wann und wo?

Vorteile für Mitarbeiter

  • Mitarbeitermotivation: Mitarbeiter, die freier arbeiten können, handeln eigenverantwortlich, freuen sich über beschleunigte Genehmigungsprozesse, verfügen über transparente Zeitdaten und schätzen die flexible Arbeitsgestaltung dank moderner Zeiterfassungssysteme
  • Integration der Mitarbeiter: Mitarbeiter haben keine langen Prozesse, keinen Gang in die Personalabteilung und eine schnelle Bearbeitung ihrer Anliegen. Dies begünstigt, dass Mitarbeiter den Urlaub selbst beantragen, die Arbeitszeiten korrigieren oder die Schichtplanung anpassen.
  • Prozesse vereinfachen und optimieren: Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten selbst und das von überall, ob am Desktop oder Smartphone. Dadurch sind Zeitbuchungen wesentlich exakter, das Nachfassen der Zeiten bei einem Außendiensteinsatz entfällt und das Arbeiten im Home-Office ist jederzeit möglich.
Anwendung einer mobilen Zeiterfassung mit dem Smartphone.
Anwendung einer mobilen Zeiterfassung mit dem Smartphone.

Checkliste

Neben den rechtlichen Fragen sollte ein Unternehmen vor dem Kauf eines Zeiterfassungssystems überlegen, wo und wie die Mitarbeiter die Arbeitszeiten erfassen sollen. Weiterhin sollte geklärt werden, inwieweit die Arbeitszeiterfassung Prozesse optimieren kann und zur Personaleinsatzplanung genutzt wird und somit langfristig Kosten spart. Folgende Vorgehensweise kann die Suche nach dem richtigen Zeiterfassungssystem erleichtern:

Zeiterfassungs-Audit: Kosten-Leistungs-Rechner

  • Berechnung des derzeitigen Zeitaufwandes bei Sammeln und Übertragen von Zeiterfassungsdaten
  • Berechnung der monatlichen Kosten für die Zeiterfassung
  • Rechtliche Grauzonen der derzeitigen Zeiterfassung
  • Mangelnde Erfüllung der benötigten Anforderungen
  • Bestehende Defizite im Qualitätsmanagement und Controlling
Zeiterfassung Zutrittskontrolle Software Hardware Service interflex.
Die Bereiche Software und Hardware für die Zeiterfassung sind eng verbunden mit der Zutrittskontrolle, Besucherverwaltung und Services wie der Wartung. Diese Bereiche sollten bei einem Anforderungskatalog mit beachtet werden. Danach richtet sich die Auswahl des passenden Systems.

Erstellung eines Anforderungskatalogs

  • Unternehmensgröße: Flexible Skalierbarkeit des Systems je nach Mitarbeiterzahl
  • Arbeitszeitmodell: Schichtbetrieb, Auftragsarbeiten, Job-Sharing, Home-Office etc.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen: Lohnbuchhaltung, ERP-Systeme
  • Projektverwaltung: Nachweis der Arbeitszeit, Monitoring des Arbeitsaufwandes
  • Personaleinsatzplanung: Dienst- und Schichtpläne, Anwesenheitspläne
  • GPS-Module: Abbildung von Arbeitsorten oder Fahrzeugorten
  • Architektur: Client-Server-Lösungen oder Cloudbasierte Lösungen
  • Controlling: Betriebswirtschaftliche Auswertungen der Personalkosten

Übergreifende Fragen

  1. Welches System zur Arbeitszeiterfassung ist für mein Unternehmen ideal? Offline oder Online?
  2. Welche Funktionen werden unterstützt?
  3. Wie kann ich über die Software bestimmte Auswertungen pro Mitarbeiter abrufen?
  4. Welche Zeitwirtschaftssysteme sind DSGVO-Konform?
  5. Wer hilft mir bei Fragen und technischen Problemen?
  6. Wo wird mein Zeiterfassungssystem installiert (PC, Server, Cloud?)
Beispiel für ein webbasiertes Zeiterfassungssystem.
Beispiel für ein webbasiertes Zeiterfassungssystem.

Welche Arten von Zeiterfassungssystemen gibt es?

Bei der Auswahl des richtigen Zeitfassungssystems sollten sich Firmen die Frage stellen, welche Arbeitszeiterfassung zu ihrem Unternehmen passt.

  1. Analoge Zeiterfassung – Stundenzettel und Stechuhr/Stempeluhr (viel manuelle Nacharbeit, preisgünstig, stationär begrenzt, meist für Kleinbetriebe)
  2. Elektronische Zeiterfassung via Terminals (Chipkarte, NFC-Technologie etc.) oder Fingerabdruck / Gesichtserkennung
    1. RFID-Chip: funktioniert kontaktlos, als Schlüsselträger (Token) oder Scheckkarte
    2. Fingerabdruck & Gesichtserkennung: modernste Art der Zeiterfassung, keine Speicherung biometrischer Bilder
  3. Eigene Software
  4. Mobile und browserbasierte Zeiterfassung am PC, Laptop oder Smartphone (auch für Projekte, Aufträge, Kennzahlen, Infos & mehr): App- & Cloudlösungen, einfache Einwählbarkeit mit dem Handy oder PC
  5. Zeiterfassungssystem in Kombination mit Zutrittskontrollsystemen

Preise & Kosten

Wichtig ist, dass immer darauf geschaut werden muss wie viele Karten, Uhren, Zugänge (Software) oder RFID-Chips/-Karten eingesetzt werden können. Daher sind Angaben für die Kosten meist auf das minimalste bzw. die Basis-Geräte/den Basis-Umfang begrenzt. Je nach Art der Zeiterfassung kommen andere Kosten zustande. Hier empfiehlt es sich daher bei Herstellern oder Anbietern anzufragen.

Oftmals sind Kleinbetriebe mit einem begrenzten Budget ausgestattet, weshalb sich einfache und zumeist digitale Lösungen anbieten. Die elektronische Zeiterfassung ist damit gerade für Kleinbetriebe eine gut Lösung, um Kosten in der Anschaffung sowie dem laufenden Betrieb zu sparen.

Kostenlose Zeiterfassungssysteme

Es gibt neben den kostenintensiven Varianten auch kostenlose Zeiterfassungssysteme. Dazu zählt klassisch Stift und Papier, aber auch Apps oder Browser-Zugänge sind manchmal kostenlos zu erhalten. Besondere Vorsicht gilt für:

  • die Anzahl freier Mitarbeiter im System
  • die Finanzierung durch bspw. Werbung
  • der Ablauf eines kostenlosen Testzugangs bevor man ein Abonnement abschließt
  • kostenlose Software, die ohne physische Produkte (bspw. Chipkarten-Lesegerät) nicht funktioniert

Auswahl / Vergleiche / Kriterien

Diese Tabelle bietet einen groben Überblick über Zeiterfassungssysteme und die zu beachtenden Kriterien. Wichtig: Eine Zuordnung zu einer bestimmten Zielgruppe ist nicht allgemeingültig. Daher ist die Erstellung eines Anforderungsprofils für jedes Unternehmen individuell und essentiell. Die folgende Tabelle bietet eine erste Übersicht und grobe Vorsortierung.

Zeiterfassungssysteme im Vergleich
System Zielgruppe Komfort: Nutzer Komfort: Admin Preis
Stundenzettel kleine Unternehmen 2/5 1/5 5/5
Hardware große Unternehmen 3/5 5/5 2/5
App KMUs 4/5 5/5 3/5
Software KMUs 4/5 5/5 3/5
Online KMUs 5/5 5/5 3/5

Zeiterfassungssysteme Test

Zeiterfassung mit verschiedenen Systemen auszuprobieren lohnt sich. Gerade nach der Auswahl eines möglichen passenden Systems mithilfe der Checkliste lohnt sich der Test eines Zeiterfassungssystems. Dazu bieten verschiedene Hersteller und Online-Shops die Möglichkeit mithilfe kostenfreier Demosoftware und Demogeräten zu arbeiten.

Darstellung eines Zeiterfassungs-Terminals
Darstellung eines Zeiterfassungs-Terminals von Interflex.

Anbieter Zeiterfassungssysteme

Zeiterfassungssysteme beinhalten mittlerweile auch Add-ons zur Schichtplanung. Viele Anbieter von Zeiterfassungssystemen bezeichnen sich als Marktführer. Es gibt für unterschiedliche Anwendungsfälle bekannte Anbieter und Entwickler wie:

  • TimePunch: Zeiterfassung für verschiedene Branchen
  • Novachron: mobile und webbasierte Zeiterfassung
  • Personio: beinhaltet auch eine digitale Personenakte, Fehlzeitenverwaltung, Blick auf Überstunden sowie Lohn- und Gehaltsmanagement
  • Megzeit: Fokus auf Stundenaufzeichnungen und Abwesenheitsplanung, Zeiterfassung mit RFID-Chip, Fingerabdruck oder per App
  • TimeTac: webbasiertes Zeiterfassungssystem, Verwendung via PC/Mac, Terminal, App und NFC-Transponder
  • Safescan / TimeMoto: Komplettlösungen für die Zeiterfassung (RFID, Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Mifare, Windows / PC, Webbrowser, Schlüsselanhänger & mehr)
  • Clockodo: Nutzer erhalten eine eigene Stempeluhr, mit Pausenerfassung, Urlaubs- und Krankheitstagen und weiteren Abwesenheiten
  • Ringer: verschiedene Zeiterfassungssysteme (für Handy bzw. Tablet, als mobile oder App-Version)
  • Interflex: Zeiterfassungssysteme für Zeiterfassung, Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Bedarfsprognose und Produktivitätsanalyse sowie Zutrittskontrolle

Auswahl passender Anbieter

Neben der Checkliste, welche das Setting sowie die Anforderungen eines Unternehmens klar stellt, ist die Auswahl eines passenden Anbieters von verschiedenen Faktoren abhängig. Dazu zählen:

  1. Erfahrungen mit dem jeweiligen System und der Technik: Welche Profession bringt ein Anbieter mit?
  2. Installation und Inbetriebnahme: Wie einfach und intuitiv sind die Systeme einzuführen und anzuwenden?
  3. Support & Beratung: Welche Unterstützung erhält man durch den entsprechenden Anbieter? Brauche man selbst im Unternehmen einen (IT-)Experten für Zeiterfassungssysteme? Werden Schulungen (Administration, Bedienung, ...) angeboten?
  4. Erweiterbarkeit: Lassen sich die Systeme erweitern oder sind sie Standard-Produkte aus dem Büro-Versandhandel?

Weitere Fragen

Welche gesetzlichen Vorschriften müssen beachtet werden?

  1. Ist das Zeiterfassungssystem gesetzeskonform?
  2. Erfüllt das System die gesetzliche Dokumentationspflicht (EUGH-Gesetz)?
  3. Ist das Zeiterfassungssystem DSGVO-konform?
  4. Komme ich der Nachweispflicht bezüglich der Arbeitnehmer und Kunden nach?

Wie können Unternehmen durch ein Zeiterfassungssystem Kosten sparen?

Eine transparente Aufstellung der Arbeitskosten zeigt Professionalität und wirkt sich auf den Umsatz aus. Projekte können in Echtzeit beim Kunden vor Ort fixiert werden. Des Weiteren können durch eine optimale Personaleinsatzplanung intern Kosten reduziert und durch Einbeziehung der Mitarbeiter – mobile Arbeitszeit- und Urlaubsplanung - Mitarbeiter stärker motiviert werden.

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