Bewerbermanagement: Definition, Aufgaben, Prozesse

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🎓 Bewerbermanagement ist der Prozess von der Personalbeschaffung bis hin zum Aufbau eines Talents- und Bewerberpools. Unter dem Begriff Bewerbermanagement werden auch die Methoden, Instrumente und Prozesse zur Steuerung und Verwaltung der Bewerberdaten mithilfe einer HR-Software Lösung zusammengefasst.
Synonym(e): Bewerbermanagementsysteme, Personalbeschaffung


Definition Bewerbermanagement

Was ist Bewerbermanagement?


Das Bewerbermanagement ist eine Methode aus den Bereichen Personalmanagement und Talentmanagement und ein Teilbereich des Recruitings. Bewerbermanagement beinhaltet sämtliche Prozesse, Mittel und Methoden, um die Bewerber effizient und effektiv durch den Bewerbungsprozess zu begleiten. Ziel ist, die HR-Abteilung in der Personalauswahl mittels Bewerbermanagementsysteme zu unterstützen. Diese Unterstützung erfolgt in den meisten Fällen durch eine Software, welche die Prozesse des Bewerbermanagements eines Unternehmens abbildet und bündelt. Somit dient es als eine Unterstützung im Personalmarketing. Ein Bewerbermanagement wird in der Praxis vor allem von größeren KMUs oder Konzernen genutzt. Die Auswahl einer Bewerbermanagement Software oder eines Bewerbermanagement Systems erfolgt abhängig von Größe, Anforderungen und Einbindung des neuen Systems in bereits bestehende Programme des Unternehmens.

Anwendungsgebiete und Aufgaben

Ein professionelles Bewerbermanagement umfasst alle Aufgaben und Prozesse rund um die Bewerbung:

  • Erstellen einer Karriereseite für Bewerber (engl. candidate) und Interessenten
  • Verwaltung der Bewerbungsunterlagen
  • Kommunikation mit den Kandidaten
  • Interne Abstimmungen
  • Unterstützung im Auswahlprozess
  • Vertragsvereinbarung (Arbeitsvertrag) und Einstellung eines Bewerbers

Der Fokus bei der Personalauswahl liegt darauf, den passenden Kandidaten für das Unternehmen und für die zu besetzende Stelle zu finden. Bewerbermanagementsysteme steuern dabei elektronisch die Prozesse. Als Ergebnis trägt ein gelungenes Bewerbermanagement dazu bei, dass sich der neue Mitarbeiter im Unternehmen wohl fühlt, sich längerfristig an das Unternehmen bindet und seinen Arbeitgeber unterstützt.

Professionelles Bewerbermanagement zielt auf ein positives Employer Branding und verbessertes Image des Arbeitgebers. Kandidaten werden kontinuierlich über die einzelnen Schritte im Bewerbungsprozess informiert und fühlen sich gut betreut.

Bewerbermanagementprozess

Zeit-und Kostenersparnis wird durch die Abbildung von Workflows gewonnen. Der Ablauf des Bewerbermanagements beginnt mit der Stellenausschreibung. Für die Stelle benötigte Qualifikationen werden mit den Fachabteilungen abgestimmt; es wird festgelegt, wo und wann die Stellenanzeigen erfolgen. Als nächstes folgt das Management der Bewerbungseingänge, von der Eingangsbestätigung bis hin zur Auswahl geeigneter Kandidaten. Die Kandidatenauswahl kann beispielsweise durch Telefoninterview, Assessment Center oder Bewerbungsgespräch erfolgen. Das Bewerbermanagement unterstützt anschließend die interne Abstimmung auf einen geeigneten Kandidaten. Die Zusage erfolgt dann am besten per Telefon. Sobald sich beide Seiten einig sind und alle Rahmenbedingungen geklärt sind, werden die Vertragsunterlagen erstellt und verschickt. Das Onboarding beginnt. Alle nicht berücksichtigten Bewerber erhalten eine Absage. Das heißt jedoch nicht zwingend, dass ein Unternehmen kein Interesse hat: Vielversprechende Bewerber können für zukünftige Stellen in einem Talentpool angelegt werden. Talentpools sind interne Datenbanken, in denen Unternehmen die Profile von spannenden Kandidaten speichern, um sie im Falle einer geeigneten Vakanz wieder ansprechen zu können. So besitzt ein Bewerber vielleicht nicht die Kompetenzen für die ausgeschriebene Stelle, kann aber (später) in einem anderen Bereich super eingesetzt werden, in dem seine Qualitäten zum Aufgabenbereich passen.

Effizienz ist ein weiterer wesentlicher Faktor im Bewerbungsworkflow. Software unterstützt die HR-Abteilung dabei, eine höhere Anzahl an Bewerbern zu verwalten, mehr Vorstellungsgespräche führen zu können und den Einstellungsablauf zu automatisieren.

Zu den Vorteilen eines effizienten Bewerbermanagement zählen:

  1. Automatisches Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf Jobportalen, sozialen Medien usw.
  2. Kandidatenauswahl strukturieren: anhand im Vorfeld definierter Kriterien die Bewerberauswahl festlegen → einfachere Vorauswahl und Entscheidung für die richtigen Bewerber
  3. Interne Kollegen einbinden: Mitarbeiter aus Fachabteilungen unterstützen den Recruiting Prozess aktiv
  4. Feedbackmöglichkeiten zur Bewertung der Kandidaten: Vorlagen helfen beim Feedbackprozess
  5. Informationen der Bewerber datenschutzkonform (DSGVO beachten) zentral ablegen: gemeinsamer Talentpool
  6. Vorlagen einsetzen: Personalauswahl wird standardisiert und transparent

Bewerbermanagement Software

Bewerbermanagement Software - systemhaus.com


Eine Bewerbermanagement Software, auch Bewerbermanagementsystem genannt, übernimmt Aufgaben im Bereich Recruiting und entlastet somit Mitarbeiter, HR-Abteilung, Führungskräfte und externe Recruiter. So können zum Beispiel Stellenausschreibungen automatisch veröffentlicht oder Mails an die Bewerber versendet werden. Vorteile sind Einsparen von Kosten und Zeit im Recruiting Prozess. Viele Unternehmen bieten vielfältige Funktionen, Tools, Cloud-Lösungen und erweiterte HR Software Lösungen wie Onboarding und Zeiterfassung an.

Seminar Bewerbermanagement

Um ein funktionierendes Bewerbermanagement innerhalb des Unternehmens aufzusetzen oder zu etablieren, bietet sich die Teilnahme an einem Bewerbermanagement Seminar an. Darüber hinaus lohnt sich der Besuch eines solchen Seminares, um den Prozess rund um die Bewerber qualitativ und quantitativ zu optimieren. In einem Seminar für Bewerbermanagement wird grundlegendes Wissen zu den wichtigsten Methoden, Instrumenten und Bewerbungsprozessen vermittelt. Oftmals wird ein Bewerbermanagement Seminar in Kombination mit Personalmanagement angeboten.