PIM Systeme & Software

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Was ein PIM System?

PIM ist die Abkürzung von Product Information Management und bezeichnet Datenbank-Anwendungen, mit denen im Unternehmen effizient Produktdaten und Bilder pflegt. Aus den so zentral gepflegten Daten werden automatisiert Printkataloge, Preislisten aber auch Webkataloge und –shops ausleitet.

Auch oft gesucht: Product Information Management, Katalogsoftware


PIM-Systeme in der Rolle der Herberge für Master Data

PIM als zentrales System

In PIM-Systemen werden zentral im Unternehmen die Daten zu den Produkten gepflegt: Produkt-Stammdaten, Texte, Übersetzungen, Bilder, Technische Daten und Dokumente. Das PIM-System ist die zentrale Drehscheibe der Produktdaten und kann aus anderen Systemen (wie ERP) gezielt Daten importieren. Außerdem lassen sich die Daten für die verschiedensten Zwecke exportieren und ausleiten:

  • Online Channels:
    • Eigene Webshops, Onlinekataloge, ...
    • Apps
  • External Data Sources:
    • Plattformen wie Amazon, eBay,...
    • Händler-Webshops oder Kunden-Einkaufssysteme
  • Offline Channels: Print-Kataloge, Datenblätter, Preislisten,...
  • Point of Sale


Wozu braucht man PIM Software/Systeme? Ein Erklärfilm von Incony.

Aufwand für die Produktdatenpflege und die Fehlerrate verringern

Wie schafft man das? Derzeit werden in vielen Unternehmen Produktdaten noch mehrfach in verschiedenen Dateien und Systemen gepflegt. Beispielsweise für Printkataloge in Indesign-Dateien (oft pro Sprache eine eigene Datei), für den Webkatalog separat, dann noch in der Warenwirtschaft, in EXCEL-Dateien von einigen Mitarbeitern etc.. Aber wenn ein Unternehmen Produktdaten allein auf 5 solcher „Inseln“ pflegen muss, dann ist das nicht nur eine Ressourcen-Verschwendung (Änderungen auf mehreren Inseln eingeben), es ist nur menschlich, dass man es auf einen der Inseln vergisst und damit die Daten z.T. fehlerhaft sind. Mit PIM-Systemen werden Produktdaten effizienter gepflegt. Dabei ist es wichtig, in der Konzeptphase festzulegen, ob es neben dem PIM-System noch weitere Systeme geben soll für die Produktdaten (oft mindestens noch das Warenwirtschaftssystem / ERP-System) und wo welche Daten zu pflegen sind (dabei sind die Prozesse zu analysieren und zu optimieren). Anschließend ist zwischen den Systemen eine Schnittstelle umzusetzen, auf dass das Unternehmen in Zukunft die Produktdaten jeweils nur an einer Stelle pflegen muss, z.B. Preise im ERP und Marketingtexte, technische Kenndaten und Bilder im PIM-System.

Printdokumente wie Kataloge, Preislisten automatisiert ausleiten

In vielen Firmen werden Produktkataloge und Preislisten noch Seite für Seite mit Systemen wie Indesign, Word, etc. erstellt. Dieser Prozess ist sehr Zeit-aufwendig und Anforderungen wie zusätzliche Sprachen oder Kunden-spezifische Kataloge bedeuten einen enormen Zusatz-Aufwand, den das bestehende Team oft nicht noch zusätzlich schafft. Bei PIM-Systemen werden solche Printdokumente automatisiert aus den zentral gepflegten Daten ausgeleitet. Viele Systeme nutzen hierzu das schon seit mehr als 15 Jahren bestehende Verfahren des Database Publishing. Bei der mehrfach ausgezeichneten ANTEROS-Software ist eine neue Technologie im Einsatz, bei der direkt aus dem System selbst komplexe technische Kataloge vollautomatisch als fertige PDF-Dateien in verschiedenen Sprachen generiert werden können. Damit sind nun auch Kunden-spezifische Kataloge per Knopfdruck möglich.

Webkataloge und Webshops mit den zentral gepflegten Daten

Viele Firmen bauen einen Webkatalog oder Webshop zusammen mit den Webseiten auf und pflegen ihre Produktdaten hierfür im CMS- oder Shop-System, und zwar losgelöst von den Produktdaten für den Printkatalog, die Preisliste, etc. Wenn sich Produktdaten ändern, muss man sie immer zusätzlich in diesem Medium ändern. Um Fehler zu vermeiden und Zeit bei der Datenpflege zu sparen (siehe 1.) ist es ratsam, eine Schnittstelle zur Produkt- und Bilddatenbank des PIM-Systems zu haben. Einige PIM-Systeme haben auch Module, wo PIM- und Shop-System vollintegriert sind bzw. eine Bildatenbank offerieren, wo man Bilder nur einmal in Druckqualität hochladen muss und diese automatisch ins Webformat für den Webkatalog/Shop konvertiert werden.


Vergleich PIM Systeme

ANTEROS

  • Ein technologisch führendes PIM-System kommt von der Firma Incony AG aus Paderborn. Wichtige Eigenschaften von ANTEROS sind:
    • Sehr effiziente Produktdatenpflege: INCONY gehört mit seinem PIM-System ANTEROS zu den PIM-Pionieren und hatte bereits 1996 Anwender aus technischen Branchen mit zahlreichen Attributen. Daher ist schon früh Wert auf eine effiziente Pflege selbst von komplexen Produktdaten Wert gelegt worden.
    • ANTEROS ist sehr intuitiv zu nutzen, hat eine besonders gute Usability. Das INCONY-Team hat schon in den 90-er Jahren eine der ersten ANTEROS-Versionen vom Siemens Usability Lab untersuchen lassen. Externe Testpersonen mussten Aufgaben mit ANTEROS lösen und mit einer Eye-tracking Brille wurde analysiert, an welchen Stellen der Benutzeroberfläche die Nutzer schnell und wo weniger schnell voran kamen. Diese Erkenntnisse sind nicht nur in die Benutzeroberfläche dieser Version eingeflossen, sondern war fortan ein wichtiges Kriterium bei den Weiterentwicklungen.
    • Flexibles Import-Export-Framework, um mit verhältnismäßig wenig Aufwand andere Systeme an das PIM-System anzubinden. Die PIM-seitigen Schnittstellen passen sich sogar bei PIM-Erweiterungen um Datenfelder automatisch an.
    • Viele Module sind bei ANTEROS vollintegriert, wo Mitbewerbssysteme Schnittstellen zu MAM-, Print-, Translation-,... -Systemen benötigen
    • Schnellere Projektdurchführung, da ANTEROS bereits ein funktionsfähiges, fertiges System bietet, das Kunden-spezifisch flexibel angepasst werden kann, während einige andere Systeme lediglich ein Framework bieten und allein der initiale Systemaufbau sehr viel länger dauert.
    • Printgenerierung vollautomatisch: Sie können Printdokumente komplett oder in Auszügen on-demand, ganz ohne Satzsystem (wie Indesign oder Indesign-Server), über die Web-Oberfläche generieren. Das ermöglicht Ihnen ohne Mehraufwand die Erstellung von Kunden-spezifischen Katalogen zu jedem Zeitpunkt. Ein neuer Trend bei unseren Kunden: sie bieten diese Funktion des Print-On-Demand sogar ihren Kunden als Service auf den Webseiten an für absolut aktuelle Datenblätter oder Auszugskataloge und es kommt sehr gut an!

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